Prima i ostale osnivačice mreže Omladinski Hub za Zapadni Balkan i Tursku najavile su da će najkasnije 22. septembra objaviti odgovore na pitanja pristigla u vezi aktuelnog Poziva za dostavljanje projektnih prijedloga. Rok za slanje pitanja je završen 15. september a ovdje vam donosimo odgovore, na crnogorskom i engleskom jeziku.
Pitanje: Kako naša organizacija može postati članica mreže Omladinski Hub za Zapadni Balkan i Tursku?
Odgovor: Organizacija koja se prijavi na ovaj Poziv u okviru kategorije LOT 2 i njen projektni prijedlog bude odabran za dodjelu podgranta, potpisivanjem ugovora sa Primom o dodjeli podgranta automatski postaje članica Mreže. Trenutno ne postoji drugi način za učlanjenje.
Pitanje: Da li je naša organizacija podobna za prijavu na vaš tekući Poziv za dostavljanje prijedloga projekata?
Odgovor: Kao što je navedeno i u Smjernicama za podnosioce prijava, NVO Prima ne može unaprijed davati mišljenje o prihvatljivosti podnosioca, operacija ili konkretnih aktivnosti.
Pitanje: Ko može da aplicira na vaš Poziv?
Odgovor: Na Poziv mogu aplicirati pretežno male i srednje razvijene lokalne nevladine organizacije, registrovane kao NVO, koje imaju inovativne ideje, koje su posvećene i aktivno uključene u povećanje učešća mladih, naročito nedovoljno zastupljenih i ranjivih grupa mladih (kao što su: mlade žene i djevojke, mladi RE populacije, mladi sa invaliditetom, NEET mladi, LGBTIQ+ mladi, mladi sa sela itd.). Pravo prijave imaju dosadašnje članice Mreže (LOT 1) i one koje to nisu (LOT 2), a čiji godišnji promet u 2024. godini nije prešao 20.000 eura.
Pitanje: Da li u okviru projekta koji se 90 % finansira iz sredstava EU, a 10 % finansira organizacija, može doprinos da bude u naturi (prostor, volonteri I sl) ili isključivo novčano učešće?
Odgovor: Doprinos u naturi, takozvani in kind doprinos — odnosno dobra ili usluge koje pruža treća strana besplatno — nisu prihvatljivi troškovi i ne mogu se tretirati kao kofinansiranje. Kofinansiranje je moguće jedino “u novcu”, tj potrebno je prilikom izvještavanja dostaviti validnu dokumentaciju kojom dokazujete da ste potrošili ne samo dobijenih 90% sredstva već i onih 10% potrebnih za kofinansiranje.
Pitanje: da li je 8000 eura u LOT 1 kategoriji iznos koji daje Prima/YHWBT ili je to ukupni budžet projekta?
Odgovor: Maksimalni ukupni projektni budžet za kategoriju LOT 1 (postojeće članice Mreže) je 8000 eura. Prima finansira najviše 90% ukupnog budžeta, to jest do 7200 eura. 10% mora kofinansirati NVO čiji projekat bude odobren, to jest do 800 eura po grantu.
Pitanje: U FIF formi piše da treba navesti IBAN. Da li je greška ukoliko banka upiše žiro račun organizacije za platne transakcije u zemlji, to jest domaća plaćanja?
Odgovor: Nije greška, s obzirom da vam za eventualna plaćanja neće trebati žiro račun za međunarodna plaćanja, tj IBAN. Druga opcija je da u napomenama u FIF formi navedete domaći žiro račun.
Pitanje: Da li je potrebno otvoriti novi žiro račun samo za potrebe ovog projekta, ukoliko isti bude prihvaćen za dodjelu podgranta?
Odgovor: Nije potrebno.
Pitanje: Na koji način aplikant dokazuje da se protiv njega ne vodi i da se protiv njega nije vodio krivični postupak? Da li je potrebno dostaviti potvrdu iz suda? Ta potvrda se dugo čeka, i po nekoliko nedelja.
Odgovor: Nije potrebno dostaviti potvrdu iz suda već je dovoljno, ukoliko to odgovara istini, potpisati Izjavu u sklopu prijavnog formulara u kojoj tvrdite, između ostalog, da se protiv vas ne vodi krivični postupak. Prima zadržava pravo da, ukoliko se ispostavi da potpisana izjava ne odgovara istini, obustavi podršku, raskine ugovor o dodjeli podgranta i zatraži povraćaj novca.
Pitanje: Da li kofinansiranje možemo dobiti od Ministarstva regionalno-investicionog razvoja i saradnje sa NVO Crne Gore?
Odgovor: Ne može. Prima ima pravo i apliciraće za kofinansiranje ovog projekta kod ovog Ministarstva ali u ovom trenutku nismo sigurne da ćemo dobiti i sredstva koja ulaze u kofinansiranje aktivnosti u okviru koje implementiramo ovaj Poziv za podnošenje prijedloga projekata i dodjelu podgrantova.
Pitanje: Da li su fondacije, kao neprofitne organizacije, kvalifikovane za prijavu na ovaj Javni poziv?
Odgovor: Da.
Pitanje: Da li u budžet možemo da stavimo troškove prevođenja dokumentacije koja je neophodna pri podnošenju zahtjeva za oslobađanje od PDVa?
Odgovor: Ne, ali dokumentacija koja vam je za to potrebna (na primjer: ugovor o dodjeli granta između Prime i Divac fondacije, odnosno Evropske unije) je već prevedena za potrebe NVO Prima i biće vam ustupljena za potrebe ove procedure. Ugovor između grantija i Prime će svakako biti na crnogorskom jeziku.
Pitanje: Da li može odluka o registraciji biti starija od šest meseci?
Odgovor: Ne, odluka o registraciji koja se dostavlja kao dio obavezne prateće dokumentacije ne smije biti starija od šest mjeseci.
Pitanje: Koliko projekata je planirano da bude podržano u okviru LOT 2?
Odgovor: Planirano je da budu podržena dva projektna predloga u okviru LOT 2, uz napomenu da Sub-granting Authority zadržava pravo da ne dodijeli sva raspoloživa sredstva i/ili da preraspodeli sredstva između LOT-ova u slučaju nedovoljno kvalitetnih projektnih prijedloga ili nedovoljnog broja prijedloga koji su pristigli.
Pitanje: Da li neformalna grupa može biti projektni partner?
Odgovor: Ne, projektni partneri nisu obavezni u trenutku prijave, pa stoga ne mogu biti ni formalne ni neformalne grupe. Organizacije treba da se prijave na Javni poziv samostalno.
Questions and Answers regarding the Call for Project Proposals YHWBT
Question: How can our organization become a member of the Youth Hub for the Western Balkans and Turkey Network?
Answer: An organization that applies to this Call under LOT 2 and whose project proposal is selected for a subgrant automatically becomes a member of the Network by signing the subgrant agreement with Prima. At the moment, there is no other way to join.
Question: Is our organization eligible to apply to your current Call for Project Proposals?
Answer: As stated in the Guidelines for Applicants, NGO Prima cannot provide prior opinions on the eligibility of applicants, operations, or specific activities.
Question: Who can apply to your Call?
Answer: The Call is open primarily to small and medium-sized local non-governmental organizations, registered as NGOs, that have innovative ideas and are dedicated and actively involved in increasing youth participation, especially of underrepresented and vulnerable groups of young people (such as young women and girls, Roma and Egyptian youth, youth with disabilities, NEET youth, LGBTIQ+ youth, rural youth, etc.). Both current members of the Network (LOT 1) and those who are not (LOT 2) may apply, provided that their annual turnover in 2024 did not exceed EUR 20,000.
Question: In projects where 90% is funded by EU funds and 10% by the organization, can the contribution be in-kind (e.g. premises, volunteers, etc.), or must it be exclusively financial?
Answer: In-kind contributions — i.e. goods or services provided free of charge by a third party — are not eligible costs and cannot be treated as co-financing. Co-financing is only possible “in cash,” meaning that when reporting, you must provide valid documentation proving that you spent not only the 90% received but also the 10% required for co-financing.
Question: In the LOT 1 category, is EUR 8,000 the amount provided by Prima/YHWBT, or is it the total project budget?
Answer: The maximum total project budget for LOT 1 (existing Network members) is EUR 8,000. Prima finances up to 90% of the total budget, i.e. up to EUR 7,200. The NGO whose project is approved must co-finance 10%, i.e. up to EUR 800 per grant.
Question: In the FIF form it says that IBAN must be provided. Is it a mistake if the bank enters the organization’s domestic account number for local transactions instead (i.e. for domestic payments)?
Answer: It is not a mistake, since for eventual payments you will not need an international bank account (IBAN). Another option is to indicate your domestic account number in the notes section of the FIF form.
Question: Is it necessary to open a new account exclusively for this project if it is approved for a subgrant?
Answer: No, it is not necessary.
Question: How does the applicant prove that no criminal proceedings are pending or have been conducted against them? Is it necessary to submit a court certificate? Such a certificate can take several weeks to obtain.
Answer: It is not necessary to submit a court certificate; it is sufficient, if it is truthful, to sign the Statement included in the application form, in which you affirm, among other things, that no criminal proceedings are being conducted against you. The recipient reserves the right, if it turns out that the signed statement is not truthful, to suspend support, terminate the subgrant agreement, and request the reimbursement of funds.
Question: Can we obtain co-financing from the Ministry of Regional-Investing Development and Cooperation with NGOs of Montenegro?
Answer: No. Prima has the right to apply and will apply for co-financing of this project from this Ministry, but at this moment we are not certain whether we will receive funds that count as co-financing for the activities under this Call for Proposals and subgranting.
Question: Are foundations, as non-profit organizations, eligible to apply under this Public Call?
Answer: Yes.
Question: Can we include the costs of translating documentation required for submitting a VAT exemption request in the budget?
Answer: No, but the documentation you need for that purpose (for example: the grant agreement between Prime and the Divac Foundation, i.e., the European Union) has already been translated for the needs of NGO Prima and will be made available to you for this procedure. The agreement between the grantee and Prime will, in any case, be in Montenegrin.
Question: May the registration decision be older than six months?
Answer: No, the registration decision submitted as part of the required supporting documentation must not be older than six months.
Question: How many projects are planned to be supported under LOT 2?
Answer: Two project proposals are planned to be supported under LOT 2 with the note that the Sub-Granting Authority reserves the right not to award all available funds and/or to reallocate the funds between LOTs in case of insufficient quality or number of proposals received.
Question: Can an informal group be a project partner?
Answer: No, project partners are not required at the time of application, and therefore cannot be either formal or informal groups. Organizations are to apply to the Public Call independently.